Agar rapat tidak sia-sia…

Referensi : Seri Manajemen Islam (Manajemen Rapat singkat dan produktif, M. AA. Jawwad)

Oleh Zulrifan Noor

Banyak manfaat yang bisa kita raih sebagai aktivis organisasi, salah satu pengalaman berharga yang saya dapatkan adalah bagaimana menjadi seorang pemimpin rapat. Ya, meskipun kelihatannya simpel, tapi jika rapat yang dilakukan kosong dari keindahan seni dan kesigapan aksi. Rapat tak lebih dari menghabiskan waktu. Perlu latihan yang konsisten agar kita dapat menjadi seorang menajer rapat yang andal (dalam kalangan aktivis dakwah, ada istilah ahli syuro…^^). Kalau dilihat kebelakang banyak hal-hal lucu saat saya dalam masa belajar sebagai manajer rapat. Mulai dari tidak ditanggapi saat berbicara di depan, sampai disiram dengan air minuman karena dianggap tidak becus oleh rekan-rekan dalam memimpin rapat. Atas pengalaman itu saya sangat berterima kasih, terutama atas kritikan dan “siraman air” kawan-kawan. Hingga kinipun saya masih berusaha memanajemen sebuah rapat agar berlangsung efektif dan efisien.

Dan pengetahuan saya semakin bertambah setelah membaca buku manajemen rapat karya M. Ahmad Abdul Jawwad yang saya pinjam dari perpustakaan. Berikut hasil kesimpulan saya mengenai isi buku tersebut, semoga menambah keterampilan kita semua dalam memanajemen sebuah rapat agar lebih produktif. Berikut 6 langkah yang disampiakan dalam buku tersebut :

1. Yakinkan, bahwa Kita Memang Betul-betul Memerlukan Rapat!

Perlu diingat bahwa rapat merupakan media untuk meraih sebuah tujuan. Rapat itu sendiri bukan tujuan. Sering saya memimpin rapat dengan agenda yang tidak terlalu penting, sehingga terkesan membuang-buang waktu. Rapat yang baik harus memiliki target yang jelas agar tujuan dari rapat itu sendiri dapat terlaksana.

Sebaiknya perlu direnungkan, apakah rapat yang diadakan merupakan suatu keharusan?. Jika memang harus, mungkinkah berlangsung secara singkat tanpa mengurangi kejituannya? Apakah rapat yang diadakan merupakan alternatif paling afdhal? Mungkinkah mencari alternatif lain yang lebih baik?

Ingat..Ingat…!!!, jangan melaksanakan rapat, jika rapat itu sendiri tidak melahirkan solusi, tapi hanya menambah masalah….waspadalah..waspadalah..!!!!!

2. Bagaimana dan Mengapa Harus Menentukan Agenda Rapat?

Jika rapat memang harus diadakan, adalah satu kelemahan bila kita tidak menjadikan rapat berjalan singkat dan efektif. Baik itu rapat rutin maupun yang dadakan, salah besar jika mengadakan rapat tanpa agenda yang jelas.

Berikut adalah beberapa tips dalam mempersiapkan agenda rapat :

• Tentukan secara cermat para peserta yang akan menghadiri rapat. Jangan sampai kehadiran mereka tidak memberikan kontribusi.
• Tentukan waktu rapat yang teliti, serta lokasi yang kondusif.
• Mempersiapkan dan mengirimkan undangan rapat.
• Sebaiknya agenda rapat didiskusikan dan disepakati sebelum rapat dimulai.
• Point-pont yang akan dibahas harus memiliki waktu yang terukur dan cukup untuk didiskusikan.
• Agenda rapat juga harus jelas dan mudah dipahami oleh seluruh tim agar tidak mengundang hujan interupsi.
• Tentukan prioritas pembahasan, urutkan point paling sulit dalam urutan terdepan agenda rapat.
• Usahakan tidak berpindah pembahasan, sebelum tercapainya kejelasan keputusan yang disepakati peserta rapat. Bahas agenda sesuai dengan prioritas yang disepakati.
• Jangan memaksakan agenda rapat, karena membahas sesuatu yang penting setelah waktu habis dan kesabaran tidak ada, lebih buruk daripada tidak membahasnya sama sekali.
• Bagikan rancangan agenda rapat kepada peserta sebelum rapat dimulai, agar peserta dapat mempersiapkan ide dan memfokuskan perhatian pada rancangan agenda rapat
• Hindarilah rapat yang terlalu lama. Ingatlah, rapat yang melebihi dua jam akan hilang efektivitasnya.
• Jika peserta rapat jumlahnya banyak maka lebih baik mengadakan rapat dalam dua kali pertemuan.

3. Peringan Beban Kita dan Beban Anggota Rapat Sebelum Rapat Dimulai

Sip… alasan rapat dilaksanakan sudah logis, agendapun sudah disusun dengan rapi. Akankah rapat berjalan dengan lancar?. Eits… tunggu dulu, rapat belum dimulai mas bro…^o^. Pada fase inilah sisi kepemimpinan kita akan diuji.

Dulu saya pernah dapat amanah memimpin rapat dua organisasi sekaligus. Di saat yang bersamaan, ibu saya juga masuk rumah sakit dan harus dioperasi. Belum lagi setumpukan tugas kuliah dan pekerjaan. Waw..!!!!, saat harus memimpin rapat, seakan akan-akan ada batu besar ada dipundak saya..!. wajah saya tegang, suasana dalam ruang rapatpun tegang, anggota yang tidak memperhatikan saya bentak, yang terlambat saya kritik. Suasananya sungguh-sungguh horror..!!!!. hasilnya…???, banyak anggota yang mendebat saya, banyak juga yang pulang, atau bahkan cuek dalam ruangan, pertemuan berikutnya hampir 50% anggota yang tidak datang.

Saya coba merenungkan sikap saya ini. Memikirkan apakah hanya saya saja yang memiliki masalah di ruangan tersebut. Apakah kawan-kawan yang lain juga tidak ada masalah? Atau bahkan mungkin masalah mereka jauh lebih besar daripada yang saya alami.

Dari pengalaman saya di atas, saya sadar dalam rapat kita tidak berhadapan dengan sebuah mesin. Tapi sekumpulan manusia, lengkap dengan perasaan dan emosi yang harus dipuaskan dan dijaga. Begitu pula dengan diri kita sebagai seorang pemimpin, kondisi emosi kita sangat mempengaruhi suasana rapat.

Berikut adalah beberapa kiat jitu meringankan beban kita dan peserta rapat sebelum rapat dimulai :

• Mengelola orang lain dalam sebuah pertemuan tidak cukup mengandalkan semangat atau keinginan semata. Lebih dari itu, kita membutuhkan bimbingan dan pertolongan Allah.
• Kita harus dalam kondisi tenang dan tenteram secara kejiwaan agar dapat berempati dan menebar pengaruh kepada orang lain. Biasakan berwudhu atau bila memungkinkan melaksanakan sholat sunnah sebelum melaksanakan rapat.
• Atur PW (Posisisi Uenak), jangan biarkan ada penghalang antar pesera rapat (seperti meja dan benda lainnya) yang membuat komunikasi terhambat. Posisi terbaik dalam rapat adalah posisi lingkaran dimana seluruh peserta dapa melihat satu sama lainnya.
• Sebaiknya pemimpin rapat duduk berdekatan dengan anggota peserta yang berpotensi menimbulkan gangguan karena rebut atau lainnya, agar dapat menegurnya dengan mudah (tapi perlu diingat, agar menghidari sikap mencela).
• 10 menit pertama, gunakanlah sebagai pendekatan untuk mengetahui kondisi dan suasana jiwa peserta rapat yang lain.
• Ingatlah, bahwa prinsip dasar dalam sebuah pertemuan adalah ibadah.
• Mulailah acara rapat dengan berdoa kepada Allah, atau lebih baik ditambah dengan pembacaan Al Qur’an diwakili oleh satu orang (lebih afdhol bergiliran). Hal ini akan mendatangkan ketenangan jiwa dan kesejukan hati.
• Hindari mencela, baik mencela anggota yang kurang maksimal dalam mengerjakan tugasnya maupun yang datang terlambat. Hal ini akan membuat kondisi rapat diliputi ketegangan dan ketidakharmonisan.
• Sebaiknya lontarkan kata-kata pujian, motivasi yang bisa membangkitkan semangat.
• Ingat, jangan memulai rapat sebelum kondisi kita dan peserta rapat sudah dalam keadaan tenang. Jika rapat membutuhkan waktu dua jam, maka diperlukan waktu sampai 90 menit untuk menenangkan kondisi peserta rapat.

4. Kiat sukses menguasai rapat

Setelah diuji dari segi memanajemen emosi, selanjutnya skill kepemimpinan kita akan diuji dalam tahap menguasai sebuah rapat. Pemimpin rapat harus mampu mengelola beragam ide yang bertolak belakang, mengatur lalu lintas pemikiran yang berbeda, kecenderungan yang tidak sama, dan kepribadian yang berlainan. Ada 5 gangguan yang sering terjadi saat rapat dan bagaimana sebaiknya sikap seorang pemimpin dalam mengatasinya.

• Pernyataan menyimpang dari pokok bahasan

Pemimpin harus segera turun tangan dengan mengingatkan peserta mengenai agenda rapat yang telah disepakati. Misalkan dengan mengatakan kata-kata simpatik seperti. “Mungkin yang anda nyatakan perlu dibahas di luar forum ini dan waktu khusus agar lebih maksimal”.

• Debat diluar pokok bahasan rapat oleh beberapa anggota rapat

Jangan mencela anggota yang berdebat, berikan waktu istirahat bagi peserta lalu dekatilah mereka untuk kembali fokus ke agenda yang telah disepakati

• Waktu rapat telah melebihi waktu yang disepakati

Jangan ragu mengakhiri rapat , jika waktu telah melebihi dari waktu yang ditentukan. Jangan coba-coba melewati waktu yang telah disepakati, kecuali setelah meminta kesepakatan peserta lainnya.

• Peserta rapat pasif

Biasanya peserta pasif karena menganggap rapat yang diadakan tidak terlalu penting ataupun sedang ada masalah pribadi. Jadi lihat kembali point-point diatas seperti mengenai perlu tidaknya suatu rapat dilaksanakan, dan bagaimana caranya agar kondisi peserta rapat tenang. Dan perlu diingat bahwa salah satu kewajiban pemimpin rapat adalah menjadi motivator dan mobilisator.

5. Bagaimana Caranya Mematangkan Ide dan Mengambil Keputusan ketika Rapat

Langkah berikutnya adalah langkah tersulit sekaligus yang paling penting dalam sebuah manajemen rapat. Tidak bisa dipungkiri, bahwa banyaknya pemikiran dalam sebuah rapat menjadikan seorang pemimpin kesulitan dalam mengambil keputusan yang tepat. Berikut kiat-kiat praktis dalam mengambil keputusan yang tepat dalam rapat :

• Berikan waktu yang terbatas bagi setiap anggota rapat untuk menjelaskan pendapatnya seputar topik yang dibahas.
• Tulislah semua pendapat yang berkembang di atas papan tulis, agar dapat terlihat jelas bagi peserta lain.
• Berikan waktu beberapa peserta yang hendak menanggapi pendapat satu sama lain. Hindari sikap saling mencela, dan mengabaikan pendapat yang lain.
• Sebaiknya dilakukan analisis SWOT (Kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan) dalam setiap point-point permasalahan yang didiskusikan. Untuk mengetahui seberapa layak suatu permasalahan dieksekusi (dilaksanakan).
• Yakinkan bahwa tidak ada lagi interupsi atau komentar lainnya. Saat demikian, berarti anggota rapat sudah memahami pembahasan yang telah dilakukan.
• Jika masih terjadi perdebatan, maka lakukan pemungutan suara untuk mengambil keputusan.
• Hasilkan sebuah keputusan final berdasarkan hasil diskusi.

6. Bagaimana Menilai dan mengevalusai Sukses Tidaknya Rapat yang Kita Adakan?

Hal terakhir yang kerap dilupakan oleh pemimpin rapat adalah melakukan evaluasi dan memastikan bahwa rapat yang diadakan telah mencapai target yang dicanangkan atau tidak. Padahal dengan menilai rapat, disini kita dapat mempelajari kesalahan-kesalahan selama rapat. Hanya dengan cara inilah kita dapat memiliki pengalaman melimpah dalam memanajemen rapat. Idealnya evaluasi dilakukan setelah rapat dilaksanakan dan melibatkan seluruh peserta rapat. Hal-hal yang bisa dievaluasi adalah mengenai kemampuan manajerial pimpinan dalam mengelola rapat dan penilaian efektivitas rapat secara umum. Jangan lupa juga untuk meminta peserta menuliskan minimal 3 saran agar rapat yang diadakan menjadi lebih baik.

Berikut point-point yang saya ringkas dari buku tersebut, perlu diingat juga bahwa yang membuat kita semakin ahli dalam memanajemen sebuah rapat adalah seberapa jauh kita mau belajar dari kesalahan-kesalahan yang kita lakukan. Baik sebagai pemimpin maupun sebagai anggota.

Jika kia menjadi seorang pemimpin atau peserta rapat, jangan menjadikan rapat hanya menjadi formalitas yang tidak punya nilai dan keberkahan.

“Dan urusan mereka senantiasa diputuskan melalui musyawah antara mereka”

(As Syuura : 38)

Posted in: Motivasi