SOFTWARE DISTRIBUSI SURAT MASUK ( PAPERLESS OFFICE )

Keunggulan:

1.Distribusi software PAK-PAPERLESS OFFICE dan Panduan melaui media Email.

2.Penerapan Software PAK-PAPERLESS OFFICE dapat dilakukan via telepon dan via internet tanpa harus melakukan pelatihan secara langsung.

3.PAK-PAPERLESS OFFICE dapat digunakan untuk “multi user”.

4.Lisensi software untuk 1 LAN Sekolah.

Paperless Office: Kantor Minim Kertas

(Distribusi Surat Masuk secara Digital)

Setumpuk kertas kerja di meja anda dan rekan. Anda melirik ke seberang… mesin fotokopi tak hentinya dipakai untuk menyalin dokumen dan “memuntahkan”-nya kembali. Sekretaris sibuk membongkar filing cabinet untuk mencari arsip 2 tahun lalu. Terdengar seperti kantor anda?

Di masa silam, penggunaan filing cabinet dirasakan sudah cukup dan rapi untuk pengarsipan. Berpuluh tahun kemudian, ketika bisnis semakin kompleks, filing cabinet sudah tidak mampu lagi menampung dokumen. Pekerjaan mengarsip juga menjadi pekerjaan yang melelahkan (Memindahkan, mensortir, membolongi kertas, merapikan, menandai dan menyimpan). Belum lagi masalah mencari dokumen yang sangat memusingkan kepala. Butuh waktu dan tenaga yang tidak sedikit untuk urusan seperti ini. Ruang yang tersita untuk filing cabinet dan kardus arsip rasanya juga semakin “menjajah” ruangan. Serasa sesak dan “cukup sudah” untuk masalah ini.

Sekarang ini kantor masih tetap berjuang untuk mengurangi konsumsi kertas yang dipakai. Tujuannya jelas, untuk efisiensi biaya, waktu, ruang, tenaga dan produktivitas. Menuju kantor dengan informasi yang digitalisasi dan minim kertas, Paperless Office.

Mengurangi BUKAN Meniadakan

Konsep Paperless adalah mengurangi pemakaian kertas bukan meniadakan pemakaian kertas sama sekali. Jadi jangan menerjemahkan Paperless = “Bebas Kertas”. Karena idealnya adalah hampir tidak mungkin untuk kantor tidak memakai kertas.

Sebuah kantor akan memiliki prestise tersendiri jika berhasil dalam menerapkan paperless office.

Surat Menyurat dan Menulis SURAT DINAS dengan Benar

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya.

Surat yang baik memiliki ciri sbb:

1)Tidak mengandung makna ganda

2)Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama

3)Sederhana

4)Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya

5)Tulisannya tersusun rapi dan berurutan

Bahasa yang digunakan dalam surat,sebaiknya:

1.Mengutamakan sama derajat

2.Tegas

3.Mudah dimengerti oleh pembaca

4.Menggunakan bahasa yang sopan

5.Jelas antara penulisan dan makna

Adapun fungsi surat adalah sbb:

1.Sebagai media komunikasi

2.Sebagai bukti tertulis

3.Sebagai pedoman kerja dan bertindak

4.Sebagai wakil / duta organisasi

5.Sebagai dokumentasi

6.Sebagai alat pengingat

7.Sebagai bukti historis dan bukti keamanan

PENGGOLONGAN SURAT :

Berdasarkan Wujud Surat.

Kartu Pos(Terbuka).Pada umum nya berukuran 15×10 terbuat dari kertas karton.

Warkat Pos(Terbuka).Wujudnya berupa lipatan kertas,bagian isi lipatan yang tertutup dan bagian alamat pada lipatan yang terbuka,lebih ekonomis.

Memorandum/Memo.Digunakan oleh suatu kantor/instansi, biasanya dibuat oleh atasan utuk bawahannya.biasanya berisi,permintaan informasi, pemberian informasi, referensi, himbauan, peringatan, dan penugasan.

Surat bersampul.Merupakan surat tertutup, karena yang mengetahui hanya pengirim dan penerima ,isinya biasanya rahasia.

Berdasarkan isi surat:

Surat Undangan Surat Pengumuman Surat Berita acara

Surat Pengantar Surat Peringatan Surat Laporan

Surat Pemberitahuan Surat Permohonan Ijin Surat Rekomendasi

Surat Permohonan Bantuan Surat Perintah Surat Balasan

Surat Keterangan Surat Perjanjian Surat Telegram

Surat Tugas Surat Keputusan Surat Memo

Surat Edaran Surat Pengusulan Nota Dinas

Surat Pernyataan Surat Kuasa

Dalam kaitannya dengan urusan bisnis dikenal adanya,

Surat Bisnis

Surat Permintaan Barang

Surat Penawaran

Surat Pemesanan

Surat Penolakan Pesanan

Surat Pengiriman

Surat Perjanjian

Dalam kepentingannya dengan pribadi/keluarga dikenal adanya,

Surat Lamaran Kerja

Surat Ucapan Selamat

Surat Ucapan Terima Kasih

Surat Ucapan Permintaan Maaf

Surat Ucapan Belasungkawa

Surat Ucapan Persahabatan

Berdasakan Kepentingannya:

Surat Dinas.

Surat yang bersifat kedinasan baik dinas pemerintah maupun dinas swasta,biasanya bersifat resmi dan menggunakan bahasa Indonesia baku.

Surat Niaga atau Surat Bisnis.

Surat yang digunakan dalam dunia bisnis atau perniagaan,biasanya bersifat resmi namun tidak selalu menggunakan bahasa Indonesia baku (fleksibel)

Surat Pribadi.

Surat yang digunakan untuk keperluan pribadi atau keluarga,sifatnya tidak resmi baik struktur surat, bahasa surat maupun penyampaiannya.Namun ada beberapa surat pribadi yang bersifat resmi,misalnya Surat Lamaran Kerja.

Berdasarkan Jumlah Penerimanya.

Surat Biasa.

Surat yang dikirimkan oleh seseorang atau instansi kepada seseorang atau instansi lain.

Surat Edaran.

Surat yang dikirimkan untuk beberapaorang atau instansi, namum masih terbatas.

Pengumuman. 

Surat yang ditujukan kepada khalayak ramai (beberapa orang atau instansi yang identitasnya tidak dapat ditunjukkan satu persatu.

Berdasarkan Keamanan Isinya.

Surat Biasa.

Surat yang apabila dibaca oleh pihak lain tidak akan merugikan penerima atau pengirimnya,Misalnya: Surat Undangan dan Surat Edaran.

Surat Rahasia.

Surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pihak yang dituju,tidak boleh diketahui oleh pihak lain.Dan biasannya ditandai oleh kata”RAHASIA”atau disingkat”RHS”.

Surat Sangat Rahasia 

Biasanya Surat ini berhubungan dengn keamanan Negara,Biasanya ditandai oleh kata.”Sangat Rahasia” atau disingkat “SRHS”.

Berdasarkan Cara Penyampaiannya.

Surat Biasa

Surat seperti ini biasanya tidak memerlukan jawaban atau tanggapan dengan segera.Namun meskipun begitu,setiap surat harus ditanggapi dengan segera.

Surat Segera.

Surat yang harus segera ditanggapi oleh penerimanya.

Surat Sangat Segera.

Surat yang harus sesegera mungkin harus diketahui dan ditanggapi oleh penerimanya baik pengiriman maupun penyelesaiannya harus sesegera dilakukan,tidak boleh ditunda–tunda.

Pengguna:

1.Stasiun Karantina Pertanian (SKP) Kelas I – Banjarmasin – Kalimantan Selatan : Desember 2011

Posted in: Penjualan Software